ベトナム人採用を順調に進めた企業の秘密

山場を乗り越えスムーズに採用を
進めるためにはどのような秘訣があるのでしょうか?

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皆様テト休暇はどのように過ごされたでしょうか。
おいしいものを食べ、家族や友人に会う、
さらには日本に帰国した方もいらっしゃるかもしれませんね。

さて、ご存じの方も多いかと存じますが、ここベトナムにおいて最も人材が流動的に
なるのがテト明け~3月・4月にかけての時期。
年間を通して採用の山場とされる企業・採用担当者の方も多いのではないでしょうか。

今回は、採用を順調に進められる企業の事例紹介を通して、
このシーズンを適切かつ有効に活かすお手伝いをさせて頂ければ幸いです。

Case1.「採用はプロジェクト」
関係者一丸となって情報共有の仕組みを構築された企業

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人材の採用において最も大切なものの一つが「スピード感」
候補者も複数の企業への就職・転職を視野に入れており、一概には言えないものの
最も早く内定を出してくれた企業に入社意思を示される方も少なくありません。

とにかく急いで採用することが最善手とは言えませんが、その実行プロセスについては
企業によって大きく差があるように感じる次第です。

とある企業を例に挙げると、当初は以下のような課題がありました。

・最終面接官と採用スタッフの方が、応募者の選考状況を共有できていない。
・採用スタッフが最終面接官のスケジュール把握をできず、不要なペンディングが発生。
・1次選考の高い評価からの、最終選考の低い評価という評価軸の不一致という繰り返し。…etc

これらは端的に言えば、「採用活動をプロジェクト化していない」ことが根本的な課題です。
関係者間での情報共有ができていないため、進捗管理ができず、
採用基準の要件定義はしているものの、ゴールイメージを共有しきれていない。
採用活動を通常のビジネスで行われるような一つのプロジェクトとして捉えたとして、
このようなプロジェクト進行を行うとどうなるかは明らかですね。

採用活動やバックオフィス系の活動は、最終意思決定者の方と現地スタッフの方との間で
言語・価値観・慣習・法律の違いがあるという問題だけでなく、
対象や状況が常に流動的であることからもブラックボックス化しやすく、
また他業務との現実的な優先順位の問題からも通常のビジネスほど入念に計画やPDCAを
練りこまないケースが少なからず見られます。

そこで、ブラックボックスの解消を念頭に、以下を提案させて頂きました。

・「〇〇さんのような人を採用しよう」という具体的なゴールセットと関係者周知
・全体スケジュールと、そこから逆算した各マイルストーンの見える化、その遂行
・応募者情報や選考状況の簡単な記録(データベース化)とその共有化
・上記を踏まえた関係者スケジュールの大まかな共有

いずれも言われてみれば簡単で、やろうと思えばすぐにできる話。
ただ「そういう話が出なかったし、やっていなかった」というだけで、
大きく手間と時間を割いていた割に、スピード感を失い機会損失があったという話です。

もともと魅力的な企業だったため、簡単な情報共有の仕組みをつくることで採用が円滑化。
社長やマネージャー、人事スタッフの採用にかかる工数も減り、他の業務に集中。
順調な業績向上もあって2016年度は従業員数を倍にする計画をお持ちだとか。

ただ急ぐ、ではなく「仕組みを整えることで、急がなくても早くなる」という事例として
紹介させて頂きました。

「Case2.「情報ストック・再利用」
良いスタッフの情報を蓄積・利用する企業

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元ネタはGoogle社のノウハウとのことですが、
採用活動時に過去の採用者、
つまり現在の社員の履歴書や職務経歴書等を更新したうえで
候補者や採用担当者に見せる社長様がいらっしゃいます。

何故か。
「単純にこういう人がほしいというのに、これほど分かりやすい情報はないから」とのこと。
考えてみれば確かにその通りで、文字で募集要項や業務内容をあれこれ伝えるよりも
「この人の業務経験や経歴に近い人」というだけでサンプルとして成立しやすく、
何より社内採用担当の視点から言えば、いつも一緒に働いている人ですので
情報は半自動的に補足されイメージはより具体的になります。

企業・候補者双方の関係者が共通のイメージを持つことで採用を円滑化されており、
いっそ全企業にやって頂きたいと思うような事例として紹介させて頂きました。

※トラブル回避のため、個人が特定できる情報はもちろん削除されています。

Case3.「入社前のアプローチこそ、獲得と定着化の鍵」
心を掴んで離さない企業

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外資系企業やローカル企業に多い印象ですが、
正式内定の前後で必ず食事会を開かれる企業が複数社いらっしゃいます。

そこで特性を見定めつつ、歓迎の意向を示すという簡単ながら効果の高い取組みです。
候補者が若く経験に乏しければ、「安心してください、歓迎していますよ」という提示。
候補者が上位職であれば、即戦力としての活躍への根回し。

いずれにしても入社後に早期自主退職される方の理由の多くが、環境に馴染めないこと。
受入側に味方が見つけられず相談できない、あるいは排除されることによるものなので
獲得と定着への有効なアクションであることは間違いなさそうです

自身の経験から言えることは、高級店よりも候補者の慣れているお店が好ましく、
親睦の場である以上、単純にご馳走すれば良いというような話でもないようです。
この辺りはやや複雑ですので、自社スタッフに要相談ということでご注意ください。
いかがでしたでしょうか?

個人的な感想を言えば、ベトナムにおける情報の取り扱い・進め方という領域は
経済成長と同様に大きく良くなる余地がまだまだ沢山残されており
それを知ったうえで行動を起こすことは、必ずしも多くの労力や費用をかけることを
伴わない「差別化要因」になるのではないかと考えております。
弊社でもケースに応じてご提案させて頂いており、
紹介サービスの一つの形としてそのお手伝いができれば何よりです。

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